Virtual Office – Dalam pendirian badan usaha baik berupa PT maupun CV membutuhkan persyaratan berupa kantor atau tempat kedudukan sebagai syarat administratif pendirian badan usaha tersebut. Tanpa adanya lokasi kedudukan di dunia nyata, maka proses pengurusan perizinan akanterhambat. Proses perizinan dimaksud seperti pengurusan SIUP, TDP, TDUP atau yang lainnya. Untuk memiliki tempat kedudukan maka biasanya para pendiri PT akan menyewa tempat di gedung perkantoran atau ruko. Lokasi gedung atau ruko yang dipilih tentunya mengikuti peraturan daerah yang ada. Misalnya untuk DKI Jakarta, pendirian lokasi kedudukan PT tidak bisa di sembarang tempat di Jakarta. Hal ini disebabkan pemerintah DKI Jakarta telah membagi tata ruang Jakarta sesuai zonasi. Pemerintah membagi zonasi untuk perkantoran, zonasi untuk pemukiman dan lainnya.
Oleh karena, itu meski Anda punya rumah di Jakarta tidak serta merta bisa dijadikan alamat PT. Jika lokasi Anda tidak memenuhi syarat zonasi sebagai tempat kedudukan PT, maka rumah tersebut tidak bisa dijadikan sebagai alamat kedudukan dalam administrasi pendirian PT atau pendirian CV. Menyewa gedung atau ruko akan memakan biaya yang sangat mahal setiap tahunnya. Di era gig economy sekarang ini pemerintah memperbolehkan untuk menyewa virtual office sebagai lokasi tempat kedudukan PT atau CV yang didirikan.
Kebijakan ini tentunya menjadi angin segar kepada pelaku usaha, khususnya mereka yang sedang merintis dari awal seperti pelaku bisnis-bisnis start up yang banyak bermunculan di era digital sekarang ini.
Apa Itu Virtual Office ?
Berdasarkan uraian sebelumnya dapat disimpulkan bahwa lokasi kedudukan memiliki fungsi penting dalam pengurusan berbagai izin dalam mendirikan PT maupun CV. Akan sangat sulit untuk memiliki bangunan sendiri mengingat harganya yang mahal, khususnya di DKI Jakarta. Khususnya bagi kelompok pengusaha pemula. Untungnya sekarang ada virtual office yang menjadi solusi atas kesulitan untuk mendapatkan tempat kedudukan tersebut.
Dalam konteks pendirian badan usaha definisi virtual office atau kantor virtual yang selanjutnya disingkat VO adalah kantor yang disewa namun penggunaannya tidak untuk dipakai setiap hari. VO ini ditujukan sebagai alamat kedudukan perusahaan. Dengan kemudian VO dijadikan sebagai lokasi alamat urusan surat menyurat, serta sebagai bentuk persyaratan untuk perizinan tertentu. VO biasanya hanya dipakai untuk rapat atau pertemuan dengan tamu.
Dengan konsepnya yang demikian sudah pasti bahwa biaya operasional VO jauh lebih murah dibandingkan dengan model kantor yang ada pada umumnya. Dengan VO Anda tidak perlu menyewa banyak ruangan, menyediakan banyak peralatan kantor dan perawatan barang. Perihal ini menekan banyak sekali penghematan dalam operasional perusahaan. Apalagi di era gig economy sekarang ini budaya remote working semakin banyak diterapkan, sehingga karyawan cukup bekerja dari rumah atau yang populer disebut work from home. Umumnya anak-anak milenial yang kini menduduki usia produktif bekerja sangat menyukai dan mudah beradaptasi dengan pola kerja semacam ini.
Legalitas
Mungkin selanjutnya yang Anda pikirkan adalah apakah penggunaan VO ini legal ? apakah ada payung hukum atau kebijakan pemerintah yang menjelaskan tentang VO ? Jawabannya adalah penggunaan virtual office ini telah diizinkan oleh pemerintah. Khususnya di DKI Jakarta perihal virtual office tertuang pada surat edaran Kepala PTSP No.6/SE/Tahun 2016.
Dalam surat edaran tersebut disebutkan bahwa pelaku usaha yang menggunakan kantor dalam bentuk kantor virtual diizinkan untuk mendapatkan izin usaha lainnya seperti SIUP, TDP, TDUP, IUJK dan lainnya dengan catatan lokasi kantor virtual memenuhi kriteria zonasi yang ditetapkan oleh pemerintah DKI Jakarta.
Mengenal Manfaat Virtual Office
Kantor virtual memiliki banyak manfaat dalam mendirikan badan usaha berupa PT maupun CV. Berikut ini adalah beberapa poin manfaat memiliki badan usaha dengan kantor berupa virtual office.
-
Sebagai lokasi kedudukan perusahaan
Virtual office bisa dijadikan sebagai tempat kedudukan sebagai salah satu syarat wajin dalam mendirikan badan usaha baik dalam bentuk PT, CV atau PMA.
-
Sebagai tempat untuk tujuan alamat pengiriman dan penerimaan surat-menyurat
Mengirim surat-menyurat akan sangat efektif dengan menggunakan virtual office sebagai tujuan alamat pengiriman.
-
Sebagai lokasi untuk bertemu tamu dan rapat dengan tim
Virtual office menjadi tempat untuk melakukan pertemuan dengan kolega atau rekan bisnis Anda.
-
Lebih hemat anggaran
Dari sisi anggaran, Anda akan merasakan manfaat berupa penghematan anggaran dengan kantor berbentuk virtual office.
-
Fasilitas lengkap
Umumnya virtual office sudah dilengkapi dengan furnitur untuk kebutuhan kantor. Misalnya meja, kursi, ruang rapat, resepsionis dan ruang kerja individu.
-
Efektif
Dengan menjamurnya tren bekerja secara remot, maka virtual office akan lebih efektif untuk Anda gunakan sebegai pilihan model kantor dalam menjalankan usaha.
Mencari Penyedia Virtual Office
Semenjak adanya aturan pemerintah yang mengizinkan VO sebagai kantor perusahaan, kini banyak vendor yang menawarkan jasa penyediaan VO. Tidak terlalu sulit untuk mencari virtual office. Kamu cukup cari di mesin pencari google maka akan banyak bermunculan website dari penyedia Virtual Office.
Sejauh ini belum ada marketplace khusus yang menawarkan jasa virtual office. Seandainya ada marketplace untuk menyewa VO, maka akan sangat memudahkan mendapatkan vendor. Vojakarta adalah salah satu vendor yang menawarkan jasa Virtual Office kepada siapapun yang ingin mendirikan PT atau CV. Kamu bisa menghubungi Vojakarta jika ingin mendirikan PT atau CV dengan domisili kedudukan di daerah Jakarta.
Tips Memilih Virtual Office
Melihat banyak nya pilihan VO, mungkin Anda merasa kebingungan harus memilih yang mana. Anda yang masih baru dalam bidang ini bisa jadi memiliki kendala dalam memilih kantor virtual. Untuk membantu Anda berikut ini beberapa tips yang bisa Anda coba dalam memilih VO. Pertama pastikan lokasi kantor virtual memenuhi syarat zonasi dari pemerintah DKI Jakarta. Pilihlah kantor yang berada di pusat niaga, kemudian pilihlah kantor yang bersih dan tidak tua atau menyeramkan.
Kedua, perhatikan fasilitas yang disediakan. Setidaknya kantor virtual yang Anda cari menyediakan fasilitas berupa sambungan telepon, bagian resepsionis, fasilitas perkantoran seperti kursi atau meja untuk rapat dengan tamu, dan koneksi internet. Koneksi internet sangat penting mengingat akan banyak aktifitas niaga yang dilakukan secara daring.
Ketiga, perhatikan harga. Kamu perlu mempertimbangkan harga, sehingga tidak over budget. Perencanaan anggraran yang baik akan mengurangi masalah dalam pendanaan kedepan. Kemudian poin terakhir adalah pastikan gedung tidak bermasalah dan syarat ketentuan dalam penyewaan lokasi memiliki kejelasan, sehingga dapat terhindar dari kemungkinan permasalah dikemudian hari.
Kesimpulan
Secara lebih sederhana dapat disimpulkan bahwa VO adalah kantor virtual yang bertujuan sebagai lokasi kedudukan badan usaha. Kehadiran VO benar-benar menguntungkan para usahawan. Dengan adanya kebijakan VO ini mempermudah dalam pendirian badan usaha.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemilihan VO. Pertama, pastikan lokasi sesuai dengan aturan zonasi pemerintah. Kemudian, pilih VO dengan fasilitas memadai. Selanjutnya bandingkan harga VO dari beberapa vendor berbeda. Terakhir pastikan legalitas serta syarat ketentuan VO memiliki kejelasan.
Umumnya VO menyediakan fasilitas lengkap untuk sebuah kantor. Sehingga penghematan biaya sangat terasa jika menggunakan jasa virtual office.
Demikian ulasan mengenai VO atau kantor virtual. Dengan mengetahui informasi ini semoga membuka dan menambah wawasan Anda dalam mendirikan maupun mengembangkan usaha.